С апреля 2022 года мы начали применять в своей работе электронный документооборот ЭДО с нашими контрагентами. По истечении почти двухлетней эксплуатации ЭДО в этой статье поделимся как к этому пришли, какие трудности возникли при переходе с бумажного и какие преимущества получили.
Мы за экологию или почему перешли на ЭДО
Как было
Техническая часть
До 2022 года мы, как и большинство, работали по старинке, применяя бумажный документооборот как для внутреннего, так и для внешнего делопроизводства. Постоянно приходилось много печатать, закупать расходные материалы (бумагу для оргтехники, картриджи, чернила и тонер). Нередко оборудование подводило, ломались принтеры и МФУ, их приходилось сдавать в ремонт, при этом неся расходы как на сам ремонт, так и на покупку техники на срочную замену. Всё это требовало времени и денег. Сотрудники постоянно отвлекались на ненужные «технологические операции», неэффективно расходуя рабочее время и ресурсы. Это очень сильно затягивало бизнес-процессы, приводило к издержкам и увеличивало накладные расходы фирмы.
Организационная часть
Приходилось много проводить времени за подготовкой, отправкой и отслеживанием документации по контрагентам. Иногда, при большом объеме информации, на это уходило полдня работы. Почтовое отделение тоже оставляло негативные воспоминания, т.к. в нём, как правило, царили неорганизованность и постоянные очереди. Документацию отправляли обычно либо простыми, либо заказными письмами с трек-номером.
Необходимо помнить и о «прекрасной оперативной» работе почтовой службы, в результате которой письма иногда просто терялись и не доходили.
Но не возвращаться документы могли и по причине их утери контрагентами, а также зависаний в «долгих ящиках» многочисленных служб и отделов по согласованиям.
В результате мы просто не получали наши экземпляры документов и приходилось запускать «конвейер» по новой.
Финансовая сторона
Две составляющих проблемы выше помимо временных, моральных, организационных издержек формировали большую расходную статью на бумажный документооборот.
По результатам анализа за два года 2020 и 2021 можно озвучить такие средние затраты на ведение бумажного делопроизводства:
- Средняя плотность одной отправки в листах: 6 (страниц договора) ∗ 2 (количество экземпляров) + 2 (УПД в двух экземплярах) = 14 листов
- Среднее количество отправок в месяц: 4 шт.
- Стоимость печати одного листа (включая бумагу + расходные материалы для оргтехники): 0,9 руб. (бумага) + 2,1 руб. (чернила, тонер) = 3 руб.
- Почтовые расходы на одно отправление: 65 руб.
ИТОГО за год расходы составляли: 14∗4∗3∗12 (стоимость изготовления) + 4∗65∗12 (стоимость доставки) = 5 136 руб.
Причем мы тут не приводим еще стоимость возможного ремонта и закупки новой оргтехники. С ними расходная часть может увеличиться еще в разы.
Т.е. приведённая цифра 5 136 руб. это минимальный показатель «по больнице». Для чистоты эксперимента заложим еще 10% от полученной суммы. В результате мы получим цифру 5 136 + 514 = 5 650 руб.
Прозрение
Стало очевидно что наш документооборот далек от совершенства и надо что-то с этим делать. Мы уже слышали о новых способах обмена посредством ЭДО, но почему-то по инерции продолжали работать по старому. И вот настало время сдвинуться с мертвой точки и начать совершенствовать и упрощать бизнес-процессы организации.
Правовой аспект ЭДО
Электронный документооборот регулируется законодательно. Его регламентирует закон «Об электронной подписи», Налоговый кодекс РФ, иные нормативно-правовые акты. Документы, подписанные электронной подписью, являются оригиналами, их не нужно распечатывать и можно представлять в ИФНС через интернет.
Все передаваемые через систему ЭДО документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). Поэтому для признания электронных документов юридически значимыми, контрагентам не нужно заключать никаких дополнительных соглашений. В случае необходимости можно составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.
Выбор оператора ЭДО
Для подключения электронного документа нужно заключить договор с оператором ЭДО, именно через него будет происходить обмен, накопление, подписание, согласование документов между контрагентами.
У нас с выбором оператора ЭДО не было никаких проблем. Так как мы длительное время используем в своей работе облачный продукт для бухгалтерии (Контур.Эльба) от уникальных разработчиков СКБ Контур, было принято решение использовать их систему ЭДО Контур.Диадок в качестве проводника в мир электронного документооборота.
Хотя на рынке имеется много разных операторов ЭДО, но наиболее известные: СКБ Контур (система ЭДО «Контур.Диадок»), Тензор (система ЭДО «СБИС»), СберКорус (система ЭДО «СФЕРА Курьер»), Калуга Астрал (система ЭДО «Астрал.ЭДО»), Такском (система ЭДО «Такском-Файлер»). Вы можете выбрать и использовать любого из них, все они будут достойным выбором для ведения документооборота ЭДО.
Роуминг
Существует технология обмена юридически значимыми электронными документами между разными операторами ЭДО, так называемый роуминг. Именно роуминг позволяет отправить, например, документы через систему ЭДО «Контур.Диадок» оператора СКБ Контур, а получить их на подпись уже в системе ЭДО «СБИС» оператора Тензор или наоборот.
Технические и организационные моменты перехода на ЭДО
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Как уже было сказано выше, для подписания документов по ЭДО необходимо наличие КЭП - квалифицированной электронной подписи. Сейчас с этим никаких трудностей нет, её можно оформить либо в ИФНС (для генерального директора, ИП и нотариуса), либо в аккредитованных удостоверяющих центрах (только для физического лица, а также лица, планирующего действовать от имени юридического лица по доверенности).
При первом выпуске КЭП необходимо личное присутствие руководителя, а вот последующий перевыпуск подписи можно будет оформить удаленно, через интернет.
Подпись изготовляется абсолютно бесплатно и действует от 12 до 15 месяцев, потом требуется выпустить (перевыпустить) новую.
Носитель ключевой информации (Токен)
Сама КЭП записывается на специальный токен - USB-ключ, сертифицированный ФСТЭК (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) или ФСБ. Носитель ключевой информации или Токен — это устройство в виде USB-флешки с защищенной паролем картой памяти, на которой хранится информация о КЭП владельца. С ним нужно приехать при первом выпуске КЭП, на него будут записывать удаленно все последующие КЭП. Стоимость такого ключа варьируется от 1 500 до 2 500 руб.
Производителей токенов несколько, можете выбрать любого по своему желанию. Необходимо только обратить внимание чтоб они все были из списка рекомендованных ФНС России для записи КЭП. На данный момент список следующий: ключевые носители формата USB Тип-А (например, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ и т.п.).
Криптопровайдер CSP (СКЗИ)
Помимо самой подписи для её работы на компьютере пользователя должно быть установленно специальное программное обеспечение - так называемый криптопровайдер CSP (Cryptography Service Provider) или иначе СКЗИ (Средство Криптографической Защиты Информации). Он является посредником, который помогает осуществлять криптографические (шифровальные) операции, работающие по российским криптографическим стандартам (ГОСТ) в операционной системе при открытии, передачи и подписании документов по ЭДО.
В России чаще используют несколько вариантов такого программного обеспечения: КриптоПро, ViPNet CSP, Signal-COM CSP. Все они подходят для работы с операционной системой Windows.
Стоит криптопровайдер в среднем от 1 400 до 2 700 руб. Есть и бесплатные варианты, как ViPNet CSP, но корректная работа с КЭП от ФНС в связке с ним на сегодняшний день не гарантируется.
Самым простым и беспроблемным в установке, настройке и последующем обслуживании является СКЗИ КриптоПро.
Подарок от ФНС
В начале 2022 года на момент записи первой нашей подписи КЭП от ФНС проводился эксперимент по безвозмездному предоставлению программного обеспечения для работы с электронной подписью (СКЗИ). Т.е. лицензия на криптопровайдер КриптоПро была записана на токен и встроена в саму КЭП. Поэтому в первые 15 месяцев (именно столько действовала первая КЭП) покупать криптопровайдер нам не понадобилось, т.к. он нам достался от ФНС за 0 руб. и 0 коп.
Как стало или результат на лицо
Что по деньгам
- Выпуск КЭП - 0 руб.;
- Токен (Рутокен Lite) - 1 850 руб. (разовое вложение);
- Криптопровайдер (СКЗИ) - 0 руб. (первые 15 мес.) и 2 700 (бессрочная лицензия КриптоПро, разовое вложение);
- Оператор ЭДО Контур.Диадок - 1 900 руб. (годовой тариф на 250 документов).
ИТОГО:
- 1 850 + 1 900 = 3 750 руб. (первые 15 мес.);
- 1 900 + 2 700 = 4 600 руб. (следующий год);
- 1 900 руб. (начиная с третьего года, только годовой тариф оператора ЭДО)
Есть нюанс или внезапная экономия
Так как большинство организаций и ИП перешли на сдачу отчетности в электронной форме, то у них уже имеется как квалифицированная электронная подпись (КЭП), так и установленный криптопровайдер (СКЗИ) на компьютере. Т.е. фактически для многих юридических лиц и индивидуальных предпринимателей затраты на подключение к ЭДО будут сведены только к приобретению тарифа оператора ЭДО.
Что по срокам
- оперативно согласовываем и подписываем договора;
- получаем подписанные документы в день выставления;
- не отправляем подписанные документы обратно;
- не зависим от работы почтовых компаний и курьеров;
- сокращаем сроки поставки пользователям;
- высвободилось время для основной работы.
И тадам...экологический эффект
В результате полного отсутствия физических документов пропала необходимость в закупке офисной бумаги, картриджей, тонера и прочих расходных материалов. Мы избавились от громоздкой и неремонтопригодной техники. Офис стал чище, свободней, в нем стало легче дышать. А сколько при этом было сбережено деревьев не поддается подсчету.
Выводы или что в сухом остатке
В результате внедрениям ЭДО мы не только сэкономили время, деньги и нервы, но и в целом оздоровили, оптимизировали и освежили бизнес-процессы не только у себя, но и у партнеров.
По результатам применения ЭДО можем настоятельно рекомендовать всем своим контрагентам, клиентам использовать для обмена документами ЭДО.
Причем настроить это довольно просто и не составит особого труда. Можно даже целиком делегировать сторонней фирме эту процедуру, дабы не утруждать себя лишними телодвижениями, а получить в результате готовый вариант рабочего места для работы с ЭДО.
Нужна помощь в подключении к ЭДО?
Не будем скрывать что мы в партнерских отношениях с СКБ Контур и предлагаем эффективные решения от них. Поэтому, если в вашей организации стоит задача перейти с бумажного документооборота на ЭДО, мы с радостью поможем. Контур.Диадок заслуженно является фаворитом на рынке ЭДО, предлагая при этом демократичные цены своим пользователям.
Стоимость начинается от 1 900 руб. за самый минимальный тариф на год, который включает 250 отправленных документов. При этом все входящие документы от ваших контрагентов всегда бесплатны и не тарифицируются. Вы платите только за исходящие документы. Т.е. если вы будете только получать документы на подпись, а не отправлять, можно организовать ЭДО абсолютно бесплатно.
Во всех этих тонкостях кажется трудно разобраться, но имея надежного и проверенного помощника, легко наладить электронный документооборот ЭДО. Обращайтесь к нам за помощью в этом вопросе по