Компьютеры и программы прочно вошли в жизнь строительных организаций. Практически везде используется та или иная бухгалтерская программа, сметная программа, справочно-информационная система. В крупных организациях к этому списку добавляются программы для проектирования, комплексного управления производственной деятельностью, кадрами и многое другое.
Сладкое слово - интеграция
Компьютеры и программы прочно вошли в жизнь строительных организаций. Практически везде используется та или иная бухгалтерская программа, сметная программа, справочно-информационная система. В крупных организациях к этому списку добавляются программы для проектирования, комплексного управления производственной деятельностью, кадрами и многое другое.
В идеале все эти программы должны работать совместно, передавать друг другу информацию без повторного ее вода с минимальным участием человека. Однако на практике часто некоторые программы работают автономно. Иногда такие программы просто не готовы к «общению» с другими программами, к интеграции в общую информационную среду предприятия. Но бывают случаи, когда пользователи просто не знают всех возможностей той или иной программы, не используют ее функции в полном объеме.
Интерес представляет вопрос о возможностях обмена информацией со сметными программами. С одной стороны, они есть практически в каждой строительной организации. С другой стороны подавляющее большинство сметных программ поставляется автономно, не в составе бухгалтерских и других систем.
Попробуем разобраться, какой информацией может обмениваться сметная программа с «внешним миром». При этом вопросы обмена информацией между различными сметными программами в этой статье рассматриваться не будут – это самостоятельная тема, которой уже была посвящена отдельная статья в предыдущих номерах журнала.
На входе
Основной объем проектно-сметной документации сейчас готовится вручную. Конечно, строительные организации могут получить смету в электронном виде от проектировщика или заказчика, и сметные программы должны обеспечивать обмен информацией друг с другом, однако изначально и эти сметы кто-то вручную составил.
Источником информации для разработки смет могли бы быть системы автоматизированного проектирования (САПР), где создается и обрабатывается модель объекта строительства (объемы, конструктивные элементы, применяемые материалы и многое другое). К сожалению, автоматически получить эту информацию из САПР и поставить ей в соответствие коды расценок сметно-нормативной базы довольно сложно. Любой сметчик знает, что подбор подходящей расценки под снятые с чертежа объемы работ – процесс творческий. Некоторые расценки используются «применительно», в некоторых случаях существует выбор между различными вариантами составления сметы и т.д.
Полностью отдать этот процесс даже самой умной программе пока не удается, однако некоторые шаги в данном направлении сделаны. Так, например, существуют разработки для системы автоматизированного проектирования AllPlan, позволяющие снимать информацию с чертежа и привязывать ее к кодам сметно-нормативных баз ФЕР/ТЕР-2001 или ТСН-2001. Загрузка этой информации позволяет автоматически сформировать смету на 60-70%. Конечно, без сметчика не обойдется, но объем его работы существенно сокращается. Загрузка поддерживается в нескольких сметных программах, в частности в программе «Гектор: Сметчик-строитель» (разработчик – НТЦ «Гектор», Москва). Недостаток этого решения в том, что при разработке чертежа проектировщик должен указывать некоторые дополнительные параметры, т.е. часть работы перекладывается со сметчика на проектировщика, однако общая трудоемкость, безусловно, сокращается. К сожалению, пока данное решение не доведено до стадии промышленной эксплуатации – не налажена корректировка при обновлениях сметно-нормативных баз, не привязаны некоторые виды работ и т.д. Однако в обозримом будущем подобные решения могут существенно повлиять на технологию составления сметной документации.
Однако этим автоматизация подготовки информации для составления смет не исчерпывается. На практике существует целый ряд САПР, ориентированных на решение конкретных узких задач. По результатам проектирования обычно составляются достаточно простые, типовые сметы, содержащие повторяющийся набор расценок. Такая задача вполне может быть автоматизирована. Можно разработать или индивидуальную связку конкретной сметной программы с конкретной системой проектирования, или реализовать в сметной программе возможность загрузки исходных данных в простом и понятном формате, который легко получить в любой системе проектирования. Второй способ очевидно более универсален и во многих сметных программах реализован. Как правило, загружается файл, содержащий коды расценок используемой нормативной базы и соответствующие объемы работ. Существует ряд примеров эффективного использования этих возможностей.
В работе
Казалось бы, о какой интеграции может идти речь в ходе составления сметы, когда готового результата еще нет? Однако и здесь взаимодействие различных программ может быть полезно.
При разработке смет часто требуется дополнительная информация – методические документы, технологические схемы и карты на производство каких-то видов работ, характеристики различных строительных материалов и изделий и многое другое. В составе сметных программ обычно предоставляется тот или иной набор полезных для сметчика документов, однако разработчики сметных программ не могут, да и не ставят своей целью конкурировать со специализированными системами работы с нормативными документами. А ведь в очень многих строительных организациях такие системы есть! Вот здесь и возникает поле для интеграции – обеспечить взаимодействие программ, не требовать от пользователя постоянного переключения из одной программы в другую, автоматизировать составление запросов на поиск нужных документов. И недавно появилось готовое решение – программа «Гектор: Сметчик-строитель» теперь интегрирована с системой работы с нормативными документами NormaCS. Запросы на поиск документов можно давать при редактировании любого текста в сметной программе, при работе с нормативной базой. Нажимаете правую кнопку мыши, выбираете из меню «Запрос к NormaCS», в появившемся окне конкретизируете свой запрос и получаете список подходящих документов из огромной и постоянно обновляемой базы профессиональной системы. Самые полезные документы можно поместить в «Избранное», чтобы были всегда под рукой.
Очень возможно, что аналогичный сервис появится и для других систем работы с документами, и для других сметных программ.
На выходе
Результаты работы сметной программы – сметы, акты выполненных работ, списание ресурсов, формы КС-3, накопительные ведомости и другие документы – могут использоваться достаточно широко. Приведем два примера.
Бухгалтерские программы
Вопрос о стыковке сметных программ с бухгалтерией поднимается довольно часто. Интерес для бухгалтерии представляет в основном списание материалов по актам выполненных работ. Информация эта достаточно объемная, ручной ввод ее может приводить к ошибкам.
Для передачи списания материалов в бухгалтерские программы разработан специальный формат – блок обмена смет и бухгалтерии (БОСБ). Он поддерживается некоторыми сметными и бухгалтерскими программами, однако широкого применения на практике не получил. Проблема в том, что кодировка ресурсов в бухгалтерии и в сметно-нормативной базе обычно не совпадают. Тем не менее, задача вполне разрешима – если один раз потратить время и наладить обмен, то дальше все идет хорошо.
Некоторые разработчики бухгалтерских программ пытаются использовать для загрузки информации более распространенный формат АРПС 1.10, однако по мнению автора данной статьи это не лучший вариант из-за некоторых технических особенностей представления ресурсов в АРПС.
Кроме формата БОСБ существуют и другие средства получения информации по списанию ресурсов. Например, программа «Гектор: Сметчик-строитель» позволяет выгрузить материалы в более простом формате, который может быть обработан любой другой программой после соответствующей настройки.
Безусловно, в сметной программе есть и другая «бухгалтерская» информация – акты КС-2, справки КС-3 и т.д. Однако на практике все эти документы попадают в бухгалтерию в бумажном виде с подписью заказчика, а иногда и с его правками. Бухгалтерию интересуют именно эти окончательные, скорректированные заказчиком документы. Поэтому автоматическая передача этой информации из сметной программы в бухгалтерию производится редко, да и объем информации обычно небольшой.
Следует отметить, что некоторые сметные программы выходят за пределы своих «сметных» задач и частично вторгаются в область бухгалтерии. Так, программа «Гектор: Сметчик-строитель» имеет блок «Взаиморасчеты», который позволяет учитывать оплату выполненных работ со стороны заказчика подрядчику и со стороны подрядчика – субподрядчикам, выводить соответствующие задолженности, учитывать различные формы взаиморасчетов и т.д.
Системы календарного планирования и управления проектами.
Разработчики систем календарного планирования и управления проектами давно интересовались информацией из сметных программ. Если смета содержит состав работ и их стоимость, то указанные системы добавляют к этому сроки выполнения работ, графики потребности в ресурсах и т.п.
На начальном этапе некоторые разработчики сметных программ реализовали вывод информации в форматах, понятных системам управления проектами. Например, в программе «Гектор: Сметчик-строитель» реализован вывод информации для систем Спайдер и Primavera. Однако в дальнейшем практически все работающие в России системы календарного планирования и управления проектами реализовали загрузку широко распространенного формата АРПС 1.10, решив тем самым вопрос взаимодействия со всеми сметными программами.
Безусловно, некоторые сметные программы более тесно связаны с системами управления проектами. Например, программа А0 (разработчик – фирма «Инфострой», Санкт-Петербург) тесно интегрирована с системой Primavera.
Программа «Гектор: Сметчик-строитель» имеет встроенный блок календарного планирования, позволяющий строить несложные календарные планы прямо в сметной программе, а также эффективно обмениваться информацией со специализированной программой «Гектор: Календарное планирование производства работ», обеспечивающей решение более сложных оптимизационных задач.
Больше связей, хороших и разных!
Разумеется, интеграция сметной программы с общей информационной средой предприятия не исчерпывается приведенными примерами. Зачастую потребность в информации из сметной программы возникает в самых неожиданных местах. Для удовлетворения этой потребности есть два пути: использование универсальных форматов и разработка специализированных интерфейсов.
Первый путь – наиболее простой и естественный. Если какому-либо разработчику понадобится информация из сметной программы, он может использовать тот же блок АРПС 1.10. Так на практике многие и делают.
Бывают, конечно, случаи, когда блок АРПС не содержит всей необходимой информации. При этом единственный путь – разработка специализированных форматов обмена, интерфейсов между программами. Эта работа требует участия программистов обеих интегрируемых программ, что может быть долго и дорого. Однако тут на помощь приходит такая замечательная вещь, как генератор (построитель) отчетов, имеющийся в некоторых сметных программах. Он позволяет создать отчет (распечатку) по желанию пользователя, причем без участия программистов фирмы-разработчика. Например, генератор отчетов программы «Гектор: Сметчик - строитель» позволяет произвольным образом выводить любую информацию из локальной сметы/акта КС-2. Вывод возможен в текстовый файл, в форматы Microsoft Excel, Microsoft Word (rtf), а также на экран, что очень удобно для проверки и отладки. Наиболее подходящим для обмена с другими программами является формат Excel, читать из него информацию умеют практически все серьезные программы. Таким образом, генератор отчетов позволяет быстро и без существенных дополнительных затрат обеспечить передачу информации в другие программы, а заодно и дать возможность просмотреть или распечатать передаваемые данные для контроля или хранения «бумажной» копии.
Интеграция – очень полезный процесс, в котором заинтересованы все разработчики программ. Если указанные приемы передачи информации по каким-то причинам не работают – смело обращайтесь к разработчикам, Ваши предложения не останутся без внимания.
Александр Ивянский,
НТЦ «Гектор».